Herramientas de Acrelia News para ayudarte con el RGPD

Categoría: RGPD email marketing

Si tu empresa está en la Unión Europea o procesas datos de usuarios residentes en la Unión Europa debes aplicar el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos UE 679/2016 (RGPD). El RGPD exige que el consentimiento de tus contactos sea expreso, por lo que a partir del 25 de mayo no será válido el consentimiento tácito o por omisión. Además, debes explicarles claramente que uso harás de sus datos.

Para ayudarte a cumplir con el RGPD, desde Acrelia News hemos preparado una serie de herramientas que te facilitarán la recogida y almacenamiento de los consentimientos de tus contactos utilizando nuestros formularios standard. Si recoges el consentimiento de tus usuarios usando otros métodos, no es necesario que actives el RGPD en tus listas de Acrelia News.

Estas herramientas son para ayudarte a cumplir con el RGPD, en ningún caso Acrelia News podrá ser considerada responsable de realizar las acciones de recogida de los consentimientos de los usuarios incluidos en las listas de suscriptores.

Si tienes dudas sobre como cumplir con el RGPD en tu empresa o como utilizar las herramientas de Acrelia News para cumplirla, ponte en contacto con un abogado especialista en este tema.

 

Recogida de consentimientos

Para poder recoger el consentimiento de tus usuarios usando el formulario standard de Acrelia News debes seguir los siguientes pasos:

• Cumplimentar los campos RGPD (aceptación del tratamiento de datos y texto legal) en tu lista 
• Crear y enviar una campaña de reconsentimiento si es necesario

 

Crear campos RGPD para formularios

1. Desde Contactos > Administrar listas de contactos accede a la lista a la que quieres aplicar RGPD. 

2. En la pestaña Formularios, dirígete al apartado “Cumplimiento RGPD” completa la siguiente información:

• Lista RGPD: marca a sí esta opción para activar la petición de consentimiento en tu formulario
• Tratamiento de los datos: Explica que uso vas a hacer de los datos de tus contactos. Si los vas a usar, por ejemplo, para enviarle información actualizada de tus productos, noticias del sector, promociones… Puedes incluir también enlace a tus términos y condiciones y política de privacidad. Esta información se mostrará junto a una casilla de verificación (checkbox) para que el usuario lo marque y acepte el tratamiento
• Texto legal: En esta sección tienes incluir las cláusulas legales que indiquen a tus contactos como pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, portabilidad, limitación al tratamiento y supresión de los datos objeto del tratamiento. 
• Limpiar lista automáticamente: Marca a Sí esta opción si deseas que el dia 25 de Mayo del 2018 marquemos como inactivos todos los contactos que no han respondido a aceptar el tratamiento de sus datos. Si enviaste un email de reconsentimiento y alguien acepta pasado el 25 de mayo, será reactivado automaticamente.

Importante: A modo de sugerencia los campos Tratamiento de los datos y Texto legal están rellenados por defecto. Adapta los textos como consideres para que se adapten a las necesidades de tu empresa.

A partir de ese momento, tus formularios de suscripción y de actualización de datos standard de Acrelia incluirán los campos que has configurado.

 

Recoger el consentimiento de tus contactos

• Nuevos contactos: Desde el momento que marcas una lista como RGPD, el formulario de suscripción standard disponible en el apartado Formularios de tu lista, incluirá los campos de consentimiento y texto legal. Los nuevos contactos que quieran suscribirse desde este formulario deberán dar su consentimiento explícito a tus acciones de marketing para poder darse de alta. 

• Actualización de perfil: Los contactos que ya hayan dado su consentimiento explícito no podrán desmarcar esta opción al actualizar sus datos. Si podrán, no obstante, si así lo desean, darse de baja de la lista en cualquier momento.

  

• Contactos existentes: Si tiene contactos para los que necesitas solicitar el reconsentimiento del tratamiento de sus datos, puedes utilizar Acrelia News para enviar una campaña solicitándolo.

 

Creación de campaña de solicitud de consentimiento

En Acrelia News hemos creado una plantilla llamada “RGPD” que puedes utilizar como base para preparar una campaña para solicitar el reconsentimiento de tus contactos, también puedes consultar estas otras plantillas RGPD. Ten en cuenta que los textos incluidos en esta plantilla son orientativos. Consulta siempre con un abogado para saber qué información debes incluir.

 

La plantilla incluye dos botones con el texto “Continuar con la suscripción” y “Darme de baja” ya configurados con el enlace correspondiente para recoger las respuestas de tus contactos. Si vas a utilizar tu propia plantilla, tan solo tienes que incluir donde te convenga un enlace con el campo personalizado %%consent_yes%% y otro con %%consent_no%%. El texto del enlace puedes personalizarlo como quieras.

Recuerda que el consentimiento tiene que ser explicito, no sirve solo incluir la opción “Darme de baja” y por omisión si no pulsan entender que quieren seguir recibiendo tus comunicaciones.

 

Envió de la campaña de solicitud de consentimiento

Una vez que tengas lista tu campaña, debes enviarla a tu lista o al segmento de tu lista del que necesites el reconsentimiento. El protocolo que sigue Acrelia News en función de la acción del contacto es el siguiente:

• Si el contacto SI acepta el tratamiento de sus datos, guardaremos la fecha en la que aceptó el tratamiento, su ip, así como otra información probatoria que pueda servirte en caso de recibir una queja / demanda de uno de tus contactos.
• Si el usuario NO acepta el tratamiento de sus datos, lo daremos de baja de tu lista, podrás consultar desde las estadísticas o accediendo a tu lista de contactos que usuarios no aceptan seguir recibiendo comunicaciones por correo electrónico.
• El dia 25 de mayo de 2018 si habilitas la opción "Limpiar lista automáticamente", desactivaremos todos aquellos contactos que tengas en listas RGPD para no enviarles más comunicaciones por email. No obstante, si alguno de estos contactos acepta tus condiciones pasado el día 25 de mayo serán reactivados. 

Recuerda que este procedimiento solo afecta a las listas que hayas marcado como Listas RGPD, el resto de listas funcionarán de la manera habitual.

 

 

Consulta y exportación de actividad del usuario

Tanto para las listas que son RGPD como para las que no, hemos ampliado la información disponible en la sección Actividad de un contacto. 

Ahora además de ver el historial de actividad habitual que incluye aperturas, clics y otros datos, puedes ver cuando un usuario fue dado de alta en Acrelia News y el origen (registro desde formulario, dado de alta manualmente, mediante una importación…), cuando confirmó su suscripción (solo si usas nuestros formularios doble opt-in) y su ip.

 

 

Toda esta información la puedes descargar desde el botón “Exportar” habilitado a tal efecto.

 

Algunos consejos

• Asunto del mensaje: En tu campaña de reconsentimiento utiliza un asunto del mensaje lo suficientemente descriptivo como para que tus contactos entiendan que es un email importante que requiere de una acción por su parte, por ejemplo: “¿Quieres seguir recibiendo nuestras comunicaciones?” o “Importante: necesitamos tu consentimiento”.
• Recordatorio: Te recomendamos que envíes un recordatorio después de una semana de tu primer envío a los contactos que no realizaron ninguna acción para solicitarles nuevamente su consentimiento, eso sí, antes del 25 de mayo. Para ello puedes utilizar las nuevas condiciones de segmento que hemos añadido.

 

 

• Cambios en el tratamiento de los datos: Ten en cuenta que, si en un futuro realizas cambios en el tratamiento de los datos, debes comunicárselo a tus contactos y solicitar nuevamente su consentimiento

Recuerda que como emisor de las comunicaciones eres responsable de haber informado a los usuarios y obtener su consentimiento para el envío de comunicaciones por vía electrónica.

Por tanto, a partir del 25 de mayo, solo debes enviar emails a los contactos de los que tienes su consentimiento explícito, bien porque lo has obtenido a través de tus formularios de suscripción RGPD en Acrelia News o por otras vías alternativas (desde tu web, formularios offline, etc).

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