Estrategia de email marketing para eventos

Categoría: Consejos Email Marketing

Cualquier empresa puede organizar un evento. Cada uno es diferente y hay muchas opciones según el tipo de negocio: una sesión de formación para clientes, una presentación de producto para influencers, una jornada de team building para trabajadores, etc. Los hay más complejos que otros pero, cuantas más personas queramos que participen, más te puede ayudar el email marketing.

En los meses previos a la realización del evento hay que trabajar para conseguir los registros pero la primera tarea a realizar son ajustes a la base de datos que te permitan recoger la información necesaria para el registro: la fecha elegida para el evento cuando hay más de una, comentarios para el ponente como dudas previas, datos para el pago… Esto es importante para poder segmentar los envíos y que así lleguen solo a las personas que muestren su interés en asistir y no a todos los suscriptores.

El siguiente paso es crear una landing page desde donde centralizar la información del evento, incluidos los propios registros a la lista o grupo nuevo que hayas creado. De esta manera, podrás enviar allí tanto a tus seguidores en redes sociales como a los propios suscriptores de tu newsletter para que completen el registro con los datos adicionales que necesitas de ellos.

Para captar personas interesadas en éste y futuros eventos, puedes añadir un campo en el formulario de alta tipo “Me interesan vuestros eventos” para enviarles información sobre ellos cumpliendo la política de privacidad. Además, regularmente se enviarán mensajes relacionados con el evento para promocionarlo entre los suscriptores.

Por ejemplo: uno o dos meses antes de la fecha del evento podrías empezar a darlo a conocer enviando una campaña claramente orientada a conseguir registros con una plantilla diferente a la habitual. En próximos envíos, añade imágenes o banners que lleven a la landing page y alguna novedad relacionada que llame la atención para que se apunten al evento, además de mensajes de “última llamada”.

Es importante no saturar a los suscriptores de manera que convendría personalizar los envíos para que las personas que ya se han registrado no sigan recibiendo mensajes que les animen a hacerlo. Por eso hemos empezando hablando de la segmentación de la base de datos.

Para la lista de personas que sí se han apuntado al evento hay que preparar envíos específicos sobre los avances en su organización. A diferencia de la newsletter, no hace falta mantener una frecuencia concreta aunque puedes aprovechar para hacer una cuenta atrás (un mes, 15 días, una semana, 24h antes). Para no ser muy pesado, agrupa varias noticias animando a los futuros asistentes que compartan socialmente la información y que así te ayuden a dar a conocer el evento. Si se trata de un evento de varios días, puedes hacer un envío diario que resuma el día anterior, recuerde el ponente estrella o avise de cambios en el programa.

Con el fin del evento no se terminan las campañas de email marketing. Por ejemplo: al día siguiente se puede invitar a los asistentes a que compartan sus experiencias en redes sociales o que se busquen en las fotos que has publicado en Facebook; una semana después se les puede enviar información para descargar presentaciones o vídeos; al mes siguiente avisarles de que ya se está preparando el siguiente; etc.

Una opción para seguir en contacto con los asistentes entre eventos es añadirlos como suscriptores a tu newsletter, siempre que la política de privacidad lo permita. De esta manera los mantendrás interesados en tu empresa más tiempo.

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