Cómo preparar emailings de “cerrado por vacaciones”

Revisa las respuestas de “fuera de la oficina” de veranos anteriores para saber cuándo se toman vacaciones tus suscriptores.

Campañas de "Cerrado por vacaciones"

En cuentas personales, es normal utilizar respuestas automáticas y más o menos la misma información debería estar en el mensaje corporativo que recibirán quienes se registren, compren o contacten a la dirección de envío de la newsletter mientras la empresa esté oficialmente cerrada por vacaciones. Por ejemplo:

• Periodo de tiempo: tanto en el asunto como en el interior, debe quedar claro la franja de días o semanas que se ven afectados por el parón veraniego.
• Tranquiliza al usuario: explícale que su pedido o mensaje ha llegado bien, que no se ha perdido ningún pago, pero que se va a gestionar más tarde.
• Siguientes pasos: por lo general, no ha de hacer nada, pero avísale si puede comprobar en su zona de usuario la información o su pedido.
• Urgencias: si hay un número de contacto para casos especiales, indícalo con supuestos en los que debería usarse para no colapsarlo innecesariamente.
• Agradecimiento: aunque les hayas avisado, no todos los suscriptores sabrán que estás cerrado por vacaciones. Por eso, dales las gracias por comprender que el equipo merece un descaso

Antes de irte: ¡comprueba que estos mensajes automáticos funcionan!

Después, abre con precaución

En los tres meses que dura el verano, hay empresas que hacen jornadas intensivas antes de cerrar y volver a recuperar la normalidad de los horarios. Ajusta tus envíos teniendo en cuenta que tampoco todos vuelven a la vez: aunque tú lo hagas, es posible que otros todavía estén desconectados o quizá esperando irse.

¿Cuándo es momento de recuperar el ritmo? Con la vuelta al cole, es decir, en septiembre. Además, cada comunidad empieza en un día diferente, así que lo mejor es plantear mediados de mes como fecha ideal para hacer un envío como los de antes de verano.

Mientras, puedes hacer campañas más informativas que comerciales, solo para recordar a tus suscriptores que volvéis a estar abiertos, atendiendo solicitudes veraniegas y dispuestos a recibir nuevas peticiones o contactos.