Cómo agregar un evento al calendario desde una campaña de email marketing

Categoría: Consejos Email Marketing

En ocasiones nos interesa dar a los suscriptores de nuestra newsletter la opción de añadir a su calendario cuando se celebrará un evento al que nos interesa que asistan, una formación sobre la que le hemos informado, el día que empieza una promoción…

La manera de agregar un evento al calendario desde una campaña de email es insertando un enlace específico que permita hacerlo. Dado que los usuarios son multidispositivo y además utilizan diferentes lectores de correo, insertar un enlace que permita agregar un evento a cualquier calendario puede presentar ciertos inconvenientes.

Para poder cubrir el máximo número de dispositivos diferentes y lectores y que la gran mayoría de nuestros suscriptores puedan agregar el evento a su calendario, es recomendable generar enlaces para al menos 2 calendarios: Google Calendar y formato iCal.

El formato iCal es compatible con la mayoría de calendarios tanto de escritorio (Outlook, iCalendar, thunderbird…) como móvil (iphone, Android), incluido Google calendar. No obstante, es recomendable generar el enlace de Google calendar por separado pues es más cómodo de añadir para los usuarios que lo utilizan.

Haz público el calendario asociado al evento que quieres compartir

1. En el margen izquierdo del panel principal de Google Calendar, aparecen todos los calendarios. Escoge el calendario que quieras compartir y pulsa el icono de los tres puntos.
2. En el menú desplegable escoge la opción "Configurar y compartir"
3. En "Permisos de acceso" habilita la opción "Compartir públicamente"

Haciendo esto, los eventos que añadas a tu calendario serán visibles para la gente con la que los compartas

Agregar un evento al calendario de Google Calendar

Para generar el enlace para crear un evento en el calendario de Google Calendar sigue los siguientes pasos:

1. Abre Google Calendar (https://calendar.google.com)
2. Haz clic en el día que tendrá lugar el evento
3. Añade el título y la hora

4. Desde el menú "Más opciones" configura la visibilidad del evento como "Pública". Pulsa guardar
5. Haz clic en el evento. Se abrirá una nueva ventana donde verás la información del evento y en la parte superior, tres iconos: borrar, menú y cerrar ventana.
   
   
    
6. Pulsa sobre el menú y escoge la opción “Publicar evento”. Se abrirá una nueva ventana, con el código del evento. Tienes dos opciones “Código html” y “Enlace al evento”. Copia el enlace del evento

Ten en cuenta que los contactos que reciban el enlace a un evento, van a poder modificar tanto el nombre como la fecha y la hora del mismo, pero las modificaciones solo se aplicarán y serán visibles en su calendario, quedando el evento original en las mismas condiciones que tenía cuando se creó.

 

Agregar un evento al calendario de Outlook / iCalendar

Para generar el enlace para crear un evento en el calendario de Outlook/iCalendar sigue los siguientes pasos:

1. Abre el calendario de Outlook
2. Pulsa sobre “Nueva cita”
3. Establece el Asunto, Ubicación, Hora de inicio y fin. Opcionalmente escribe información extra en el cuerpo de la cita.

 

 

4. Haz clic en archivo -> guardar como.
5. Asegúrate de que en “Tipo” aparece “Fomato iCalendar(*.ics) y que está seleccionada la opción “Guardar cita seleccionada” (sino compartirás todo el calendario).
6. Guarda el fichero en la ubicación que desees
7. Sube el fichero generado a una ubicación en internet (donde está alojada tu web, por ejemplo) y copia el enlace de acceso al mismo.

 

Una vez que dispongas de los enlaces correspondientes para cada calendario, tan solo tienes que insertarlos en tu campaña de email. Puedes hacerlo enlazando un texto o si quieres que resulte más vistoso, insertando un botón o un icono para cada calendario y enlazarlos.

Ten en cuenta que en el caso de los ficheros .ics, cuando tus suscriptores cliquen en el enlace, se descargarán el fichero y tendrán que abrirlo para que se añada en el calendario. En el caso de Google Calendar, el usuario deberá estar logeado / hacer login en su cuenta de google para poder completar la acción de añadir el evento.

Incluir enlaces para que tus suscriptores puedan agregar tus eventos/citas a su calendario es una buena manera de conseguir que te tengan presente y no olviden asistir a los eventos a los que son invitados.

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