Categoría: RGPD email marketing
Antes de realizar envíos de email marketing, es necesario que conozcas y apliques la normativa vigente en tu país sobre protección de datos y servicios de la sociedad de la información y comercio electrónico.
Qué dice el RGPD
En Europa para remitir comunicaciones comerciales, es necesario cumplir una serie de requisitos que puedes consultar aquí.
Lo más importante antes de realizar envíos a tu lista de contactos, es que te asegures de que cuentas con el consentimiento de cada uno de ellos. Es decir, que los destinatarios de tus emails han solicitado recibir información tuya por email o han autorizado a que te comuniques con ellos a través de este medio. También puedes enviar emails a aquellos con los que tengas una relación contractual previa, siempre que hayas obtenido de forma lícita sus datos y los emplees para enviar comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de tu propia empresa que sean similares a los que inicialmente les vendiste.
No obstante, antes de remitir cualquier información comercial por email, no olvides que es fundamental cumplir con el deber de la información en relación a la transparencia, uno de los principios sobre los que se asienta la normativa de protección de datos. Es decir, tienes que asegurarte que las personas a las que has solicitado datos personales han sido previamente informadas de modo fácil de entender, y utilizando un lenguaje sencillo y claro:
En caso que los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado (sería el caso de adquisición de BBDD de terceros o recogida de datos de fuentes públicas), éste debe ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de datos.
A continuación puedes encontrar ejemplos de situaciones en las que puedes encontrarte y que te sugerimos que hagas en cada caso.
Si tienes dudas puedes contactar con nuestro equipo de soporte. No obstante, no somos abogados, por lo que te recomendamos contactar con un abogado experto en internet que pueda asesorarte de forma personalizada e indicarte si estás cumpliendo con la normativa.
He comprado una lista de emails y me aseguran que es de calidad, ¿Puedo utilizarla?
NO, porque estarás enviando emails a usuarios que no te dieron su consentimiento para que les enviases emails con fines comerciales. Además, hacerlo puede afectar a tu reputación como remitente, a tu entregabilidad y al prestigio de tu marca.
Si tu proveedor de base de datos te proporciona un contrato donde se especifica cómo ha sido recabada esa información, la finalidad para la que estaba prevista, especifica que ha cumplido con el deber de la información y como se realiza la cesión de datos, entre otros, podrías llegar a utilizarla, pero está totalmente desaconsejado. Muchos procedimientos sancionadores de la Agencia de Protección de datos están relacionados con la compra de bases de datos.
Quiero empezar a enviar emails a mis clientes pero nunca antes lo he hecho, ¿Puedo hacerlo?
SÍ, PERO... Incluye un enlace de baja para que puedan ejercer su derecho a dejar de recibir tus comunicaciones. Si no son clientes actualmente y lo fueron hace varios años atrás, es recomendable que primero les contactes para reconfirmar su consentimiento y que te asegures que hayas cumplido con el deber de información.
Hemos participado en una feria, y el organizador nos ha dado un listado de emails de todos los asistentes, ¿Puedo comunicarme con ellos?
SÍ, PERO... Siempre y cuando los asistentes hayan autorizado a la recepción de comunicaciones comerciales por vía electrónica por parte del resto de asistentes en la suscripción a la feria.
Por otro lado, puedes comunicarte con una empresa o trabajador de una empresa si es para mantener una relación con esa empresa, siempre que la comunicación electrónica no tenga naturaleza comercial.
La LSSI no considera comunicación comercial aquellas que únicamente incluyan los datos de acceso directo a la actividad de una persona, empresa u organización, tales como el nombre de dominio o la dirección de correo electrónico. De este modo, es el receptor quien elige por sí mismo si quiere acceder a la web o solicitar información.
En nuestro stand en una feria recogimos datos de las personas que nos visitaron y nos dieron su consentimiento para enviarles información de nuestro producto o servicios. ¿Puedo hacerlo?
SÍ, puesto que te autorizaron a ello. No obstante te recomendamos que les envíes tu campaña de email lo antes posible para que no olviden haberte dado su consentimiento, que indiques en el email que a partir de ese momento recibirán información periódica y que les proporciones un enlace para que puedan darse de baja si así lo desean. Además, el consentimiento debe recogerse por un medio que permita demostrar su obtención, por lo que no se aconseja recoger consentimientos verbales.
Quiero enviar un email a mis contactos de Linkedin presentándoles mi empresa, productos o servicios
SÍ, PERO… Deberías tener su consentimiento previo. Desde Linkedin si que puedes enviar información comercial a tus contactos sin necesidad de solicitar consentimiento, pero si quieres hacerlo utilizando herramientas externas necesitas su autorización. Desde la inbox de Linkedin puedes pedirles que te confirmen su email y solicitarles permiso para enviarles información comercial o sugerirles que se den de alta a tu newsletter ellos mismos a través de un formulario de suscripción.
En mi tienda física facilito un formulario a mis clientes para que se suscriban a nuestra newsletter y reciban nuestras promociones
SI. Dado que has recolectado esos datos contando con el consentimiento del usuario, puedes enviarles emails. Remíteles emails de forma periódica para mantener tu vínculo con ellos y evitar que te olviden. No olvides incluir en todos tus formularios de suscripción el checkbox de consentimiento y la información de protección de datos requerida. Además, debes guardar los formularios de registro para poder probar que te dieron su permiso si se diese el caso.
Tengo un montón de tarjetas de visita de clientes potenciales, ¿Les puedo enviar información comercial?
NO. El RGPD requiere de consentimiento explícito. La entrega de la tarjeta de visita no sería válida para demostrar el consentimiento. Podemos contactarles para pedirles autorización a través de sus datos de contacto profesionales (teléfono o e-mail).
Tengo una base de datos antigua a la que no he enviado nunca o hace mucho tiempo que no lo hago
SÍ, PERO… Si tu lista de emails es antigua, probablemente los suscriptores hayan olvidado que algún día dieron su consentimiento para recibir tus comunicaciones comerciales. Esto puede provocar un alto número de bajas y quejas por spam. Además, muchas de las direcciones de las lista ya no existirán, por lo que obtendrán una tasa de retornos elevada que afectarán a tu reputación como remitente. Esto no significa que no puedas enviarles tu newsletter, pero es recomendable que primero limpies tu lista y que envíes un correo electrónico de reconfirmación a tus suscriptores para estar seguro de que aún quieren recibir tus comunicaciones. Antes de realizar el envío confirma quien recogió los datos en su día, como se recogieron, si se cumplió con el deber de información y si disponemos de la prueba del consentimiento inicial.
Tengo una tienda online y he decidido empezar a realizar envíos de email marketing a mis clientes, pero no indicaron que quisieran recibir comunicados.
SÍ, PERO... Si tienes una relación comercial con ellos previa, teóricamente puedes remitirles comunicaciones por email. No obstante, para obtener mejores resultados en tus envíos, es recomendable que actives la opción de suscribirse a tu newsletter en los procesos de confirmación de compra y registro y enviar solamente a los clientes que se suscriban explícitamente. A los clientes no suscritos, si no les informaste en su día de que sus datos podían utilizarse con esta finalidad, debes hacerlo antes de remitirles comunicaciones comerciales. Puedes remitirles un email indicando que tu política de privacidad ha cambiado y que en unas semanas vas a enviarles comunicados comerciales periódicos incluyendo el enlace correspondiente para que puedan darse de baja si así lo desean.
He recopilado a través de fuentes públicas y de internet direcciones de correo electrónico de empresas que pueden estar interesados en mis servicios.
NO, aunque el tratamiento de datos de empresas no esté sujeto a la normativa de protección de datos personales, la LSSI no permite remitir comunicaciones por correo electrónico sin que hayan sido previamente autorizadas.
He cambiado de empresa y quiero enviarles a mis antiguos clientes información. La nueva empresa es del mismo sector que la anterior, por tanto la presentación comercial que voy a remitirles es similar a lo que en su día les vendí. ¿Puedo hacerlo?
NO, porque esos datos pertenecen a la anterior empresa y es con ella con la que los clientes tuvieron una relación contractual previa.
Tengo un formulario de suscripción en mi web donde recopilo direcciones de correo de personas interesadas en recibir mi newsletter.
SI, esta es la mejor manera de hacer crecer tu base de datos, ya que los usuarios han dado su consentimiento para recibir tu newsletter. Te recomendamos que utilices formularios doble opt-in para conseguir contactos de calidad.
¿Puedo realizar un primer contacto en frío por email para vender productos o servicios sin consentimiento? ¿Se puede hacer de forma automática / masiva con una herramienta de email o hay que hacerla 1 a 1?
NO, porque no tienes el consentimiento del destinatario para el envío de comunicaciones comerciales por vía electrónica tal y como exige la LSSI. Puedes contactarle telefónicamente y pedirle autorización. El que esta primera comunicación se realice de forma masiva utilizando una herramienta de email o enviando los emails 1 a 1 no tiene relevancia, lo importante es tener el consentimiento.
Hay una única opción para poder enviar un primer email sin necesidad de solicitar consentimiento, aunque nos permite una comunicación muy límitada: enviar un email no comercial. Cómo hemos comentado anteriormente, la LSSI no considera comunicación comercial aquellas que únicamente incluyan los datos de acceso directo a la actividad de una persona, empresa u organización, tales como el nombre de dominio o la dirección de correo electrónico. De este modo, es el receptor quien elige por sí mismo si quiere acceder a la web o solicitar información.
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