Eines de Acrelia News per ajudar-te amb el RGPD

Categoria: RGPD

Si la teva empresa està dintre de la Unió Europea o processes dades d’usuaris residents a la Unió Europea hauràs d’aplicar el nou Reglament Europeu de Protecció de Dades UE 679/2016 (RGPD). El RGPD exigeix que el consentiment dels teus contactes sigui explícit. A partir del 25 de maig no serà vàlid el consentiment tàcit o per omissió. A més, hauràs d’explicar clarament quin ús li donaràs a les seves dades.

Per ajudar-te a complir amb el RGPD, des de Acrelia et volem donar un cop de mà i hem preparat un llistat d’eines que et facilitaran la recollida i l’emmagatzemat dels consentiments dels teus contactes utilitzant els nostres formularis estàndards.  Si reculls el consentiment dels teus usuaris utilitzant altres mètodes, no és necessari que activis el RGPD a les teves llistes de Acrelia News.

Aquestes eines són per ajudar-te a complir amb el RGPD, en cap cas Acrelia News podrà ser considerada responsable de realitzar les acciones de recollida dels consentiments dels usuaris inclosos en les llistes de subscriptors.

Si tens cap dubte sobre com complir el RGPD a la teva empresa o com utilitzar les eines de Acrelia News per complir-ho, posa’t en contacte amb un avocat especialitzat en el tema.

 

Recollida de consentiments

Per poder recollir el consentiment dels teus usuaris utilitzant el formulari estàndard de Acrelia News has de seguir els següents passos:

• Emplenar els camps de RGPD (acceptació del tractament de dades i text legal) a la teva llista
• Crear i enviar una campanya de reconsentiment si fos necessari.
   

Crear camps RGPD per formularis

1. Des de Contactes > Administrar llista de contactes accedeix a la llista a la qual vols aplicar RGPD
2. A la pestanya de Formularis, dirigeix-te al ’apartat “Compliment RGPD” i completa la següent informació:
   • Llistat RGPD: marca aquesta opció per activar la petició de consentiment al teu formulari.
   • Tractament de les dades: Explica quin ús faràs de les dades dels teus contactes. Si les vols utilitzar, per exemple, per enviar informació actualitzada dels teus productes, notícies del sector, promocions...Pots afegir també enllaços als teus termes i condicions i política de privacitat. Aquesta informació es mostrarà just amb la casella de verificació (checkbox) perquè l’usuari ho marqui i accepti el tractament.
   • Text legal: A aquesta secció has d’incloure les clàusules legals que indiquen als teus contactes com poden exercí els seus drets d’accés, rectificació, oposició, portabilitat, limitació al tractament i supressió de les dades del tractament.
   • Netejar la llista automàticament: Marca SI a aquesta opció si desitges que el 25 de maig del 2018 marquem com inactius tots els contactes que no hagin repòs o acceptat el tractament de les seves dades. Si vas enviar un correu de consentiment i algú accepta passat el 25 de maig, serà reactivat automàticament.

Important: Com a suggeriment els camps Tractament de dades i Text legal estan omplerts per defecte. Adapta els textos com consideris perquè s’adaptin a la necessitat de la teva empresa.

 

A patir d’aquest moment els teus formularis de subscripció i d’actualització de dades estàndard de Acrelia afegiran els camps que has configurat.

 

Recollir el consentiment dels teus contactes

• Nous contactes: Des del moment que marquis una llista com RGPD, el formulari de subscripció estàndard disponible a l’apartat Formularis de la teva llista, afegirà els camps de consentiment i text legal. Els nous contactes que es vulguin subscriure mitjançant aquest formulari hauran de donar el seu consentiment explícit a les teves accions de màrqueting per poder donar-se d’alta. 

• Actualització de perfil: Els contactes que ja hagin donat el seu consentiment explícit no podran desmarcar aquesta opció a l’hora d’actualitzar les seves dades. Si podran, tanmateix, si així ho desitgen, donar-se de baixa de la llista en qualsevol moment.

• Contactes existents: Si tens contactes a qui necessites sol·licitar el reconsentiment del tractament de les seves dades, pots utilitzar Acrelia News per enviar una campanya sol·licitant-ho.
   

Creació de campanya de sol·licitud del seu consentiment

A Acrelia News hem creat una plantilla que es diu RGDP que pots utilitzar com base per preparar una campanya per sol·licitar el consentiment. Tingues en comte que els texts afegits en aquesta plantilla són orientatius. Consulta sempre amb un abocat per saber quina informació has d’incloure. 

La plantilla inclou dos botons amb el text “Continuar amb la subscripció” i “Donar-me de baixa” ja configurats amb l’enllaç corresponent per recollir les respostes dels teus contactes.

Si vols utilitzar la teva pròpia plantilla, tan sols has d’incloure on et convingui un enllaç amb el camp personalitzat %%consent_yes%% i un altre amb %%consent_no%%. Pots personalitzar el cos de l’enllaç com tu vulguis.

Recorda que el consentiment ha de ser explícit, no serveix incloure només l’opció “donar-me de baixa” i per omissió entendre que volen continuar reben les teves comunicacions.

 

Enviament de la campanya de sol·licitud de consentiment

Un cop que tinguis enllestida la teva campanya has d’enviar-la a la teva llista o al segment de la teva llista del que necessitis el reconsentiment.

El protocol que segueix Acrelia News en funcions de l’acció del contacte és la següent:

• Si el contacte Si accepta el tractament de les seves dades, guardarem la data en la que va acceptar, el seu IP, així com altre informació probatòria que pugui servir en cas de rebre una queixa/demanda d’un dels teus contactes.
• Si l’usuari NO accepta el tractament de les seves dades el donarem de baixa de la teva llista, podràs consultar des de les estadístiques o accedint a la teva llista de contactes quins usuaris no accepten continuar rebent comunicacions per correu electrònic.
• En cas d’haver habilitat l’opció “Netejar llista automàticament”, el dia 25 de maig de 2018 desactivarem tots aquells contactes que tinguis a la llista de RGPD per no tornar a enviar comunicacions via email a aquests usuaris. No obstant,. Si algun d’aquests contactes accepte les condicions un cop passat el dia 25 de maig tornaran a ser reactivats automàticament.

Recorda que aquest procediment només afecta a les llistes que hagis marcat com llistes RGPD, la resta de llistes funcionaran de la manera habitual.

Consulta i exportació d’activitat de l’usuari

A Acrelia News hem ampliat la informació disponible a la secció de Activitat d’un contacte a totes les llistes, siguin RGPD o no.

Ara amés de veure l’historial d’activitat habitual que inclou apertures, clics i altres dades, pots veure quan va ser donat d’alta qualsevol usuari i l’origen (registre des de formulari, donat d’alta automàticament, mitjançant una importació...), quan va confirmar la seva subscripció (només si utilitzes els nostres formularis de doble-opt in) i la seva IP.

Tota aquesta informació la pots descarregar prement el botó “Exportar” habilitat a tal efecte.

Alguns consells

• Assumpte del missatge: A la teva campanya de reconsentiment utilitza un assumpte del missatge lo suficientment descriptiu com per que els contactes entenguin ràpidament que és un correu important que requereix una acció per la seva part. Per exemple: ¿Vols continuar rebent les nostres comunicacions? O “Important: necessitem el teu consentiment”.
• Recordatori: Et recomanem que enviïs un recordatori després d’una setmana del teu primer enviament als contactes que no hagi realitzat cap acció per sol·licitar-les novament el seu consentiment. Això sí, ho hauràs de fer abans del 25 de maig. Per això pots utilitzar les nostres condicions de segmentació que hem afegit.

  

• Canvis al tractament de dades: Tingues en compte que si en un futur realitzes canvis al tractament de dades, has de comunicar-li als teus contactes novament el seu consentiment.

Recorda que com emissor de les comunicacions ets responsable de haver informat als teus usuaris i has d’obtenir el seu consentiment per l’enviament de comunicacions per via electrònica.

Per tant, a partir del 25 de maig, només has d’enviar correus als teus contactes dels que tens el seu consentiment explícit, bé perquè ho has obtingut a traves dels teus formularis de subscripció RGPD a Acrelia News o per altres vies alternatives (a la teva web, mitjançant formularis offline, etc.).

 

No et perdis res del nostre blog i uneix-te al nostre Telegram https://t.me/acrelianews

---

Articles relacionats