Com preparar enviaments de correu electrònic de "tancat per vacances"

Revisa les respostes "fora de l'oficina" d'estius anteriors per saber quan fan vacances els teus subscriptors.

Campanyes de "Tancat per vacances"

En comptes personals, és habitual utilitzar respostes automàtiques i, més o menys, la mateixa informació hauria d'estar en el missatge corporatiu que rebran aquells que s'hi registrin, comprin o contactin l'adreça d'enviament de la newsletter mentre l'empresa estigui oficialment tancada per vacances. Per exemple:

• Període de temps: tant en l'assumpte com en l'interior, ha de quedar clar la franja de dies o setmanes que es veuen afectades pel parèntesi estival.
• Tranquil·litza l'usuari: explica-li que la seva comanda o missatge ha arribat bé, que no s'ha perdut cap pagament, però que es gestionarà més tard.
• Següents passos: en general, no ha de fer res, però avisa'l si pot comprovar a la seva zona d'usuari la informació o la seva comanda.
• Urgències: si hi ha un número de contacte per a casos especials, indica'l juntament amb el seguit de supòsits en què s'hauria d'utilitzar per evitar col·lapsar-lo innecessàriament.
• Agraïment: encara que els hagis avisat, no tots els subscriptors sabran que estàs tancat per vacances. Per això, dona'ls les gràcies per comprendre que l'equip es mereix un descans.

Abans d'anar-te'n: comprova que aquests missatges automàtics funcionen!

Després, obre amb precaució

Al llarg dels tres mesos que dura l'estiu, hi ha empreses que fan jornades intensives abans de tancar i tornar a recuperar la normalitat dels horaris. Ajusta els teus enviaments tenint en compte que tampoc tots tornen alhora: encara que ho facis tu, és possible que altres encara estiguin desconnectats o potser esperant per anar-se'n.

Quan és el moment de recuperar el ritme? Amb la tornada a l'escola, és a dir, al setembre. A més, cada comunitat comença un dia diferent, així que és millor plantejar-te la meitat del mes com a data ideal per fer un enviament com els d'abans de l'estiu.

Mentrestant, pots fer campanyes més informatives que comercials, només per recordar als teus subscriptors que torneu a estar oberts, atenent sol·licituds estivals i disposats a rebre noves peticions o contactes.