A qui puc enviar emails comercials i butlletins

Categoria: RGPD

Abans de realitzar enviaments d'email màrqueting, cal que coneguis i apliquis la normativa vigent al teu país sobre protecció de dades i serveis de la societat de la informació i comerç electrònic.

 

Què diu l'RGPD?

A Europa per remetre comunicacions comercials cal complir una sèrie de requisits que pots consultar aquí.

Abans de realitzar enviaments a la teva llista de contactes, el més important és que t'asseguris que tens el consentiment de cadascun dels contactes. És a dir, que els destinataris dels teus emails han sol·licitat rebre informació teva per email o han autoritzat a que et comuniquis amb ells a través d'aquest mitjà. També pots enviar emails a aquells amb els que tinguis una relació contractual prèvia, sempre que hagis obtingut de forma lícita les seves dades i les utilitzis per enviar comunicacions comercials referents a productes o serveis de la teva pròpia empresa que siguin similars als que inicialment els vas vendre.

No obstant això, abans de remetre qualsevol informació comercial per email, no oblidis que és fonamental complir amb el deure de la informació en relació a la transparencia, un dels principis sobre els quals s'assenta la normativa de protecció de dades. És a dir, has d'assegurar-te que les persones a qui has sol.licitat dades personals han estat prèviament informades de manera facil d'entendre, i utilitzant un llenguatge senzill i clar:

• Del tractament de les dades personals, de la identitat i adreça del responsable del tractament o, en el seu cas, del seu representant, de la finalitat de la recollida d'aquestes dades, dels destinataris de la informació, de la base jurídica que en legitima el tractament (consentiment o relació contractual), del període de conservació de les dades, de si existeixen transferències internacionals, de la possibilitat d'exercitar els drets de protecció de dades i de la possibilitat de personar-se a l'Autoritat de Control en cas de controvèrsia, entre altres.


• Del caràcter obligatori o facultatiu de la resposta a les preguntes que els siguin plantejades.


• De les conseqüències de l'obtenció de les dades o de la negativa a suministrar-les.


• En el cas de realitzar-se perfilat de dades sobre els quals es prenguin decisions automatitzades, dret a rebre informació sobre aquests paràmetres que determinen aquestes decisions i les seves conseqüències.

En cas que les dades de caràcter personal no hagin estat recollides directament de l'interessat (seria el cas d'adquisició de BBDD de tercers o recollida de dades de fonts públiques), aquest ha de ser-ne informat de manera expressa, precisa i inequívoca, pel responsable del fitxer o pel seu representant, en un termini de tres mesos a partir del moment del registre de dades

A continuació pots trobar exemples de situacions en les que pots trobar-te. Et suggerim què pots i què no pots fer en cada cas.

Si tens dubtes pots contactar amb el nostre equip de suport. No obstant això, no som advocats, de manera que et recomanem contactar amb un advocat expert en internet que pugui assessorar-te de forma personalitzada i indicar-te si estàs complint amb la normativa.

 

He comprat una llista d'emails i m'asseguren que és de qualitat. Puc utilitzar-la?

NO, perquè estaràs enviant emails a usuaris que no t'han donat el seu consentiment perquè els enviïs emails amb finalitats comercials. A més, fer-ho pot afectar la teva reputació com a remitent, la teva entregabilitat i el prestigi de la teva marca.

Si el teu proveïdor de bases de dades et proporciona un contracte on s'especifica com ha estat demanada aquesta informació, la finalitat per la qual estava prevista, especifica que ha complert amb el deure de la informació i com es realitza la cessió de dades, entre d'altres, podries arribar a utilitzar-la, però està totalment desaconsellat. Molts procediments sancionadors de l'Agència de Protecció de dades estan relacionats amb la compra de bases de dades.

 

Vull començar a enviar emails als meus clients però mai abans ho he fet. Puc fer-ho?

SÍ, PERÒ... Inclou un enllaç de baixa perquè puguin exercir el seu dret a deixar de rebre les teves comunicacions. Si no són clients actualment i ho van ser fa diversos anys, és necessari que primer els contactis per obtenir el seu consentiment i que t'asseguris que has complert amb el deure d'informació.

 

Hem participat a una fira i l'organitzador ens ha donat un llistat d'emails de tots els assistents. Puc comunicar-me amb ells?

SÍ, PERÒ... Sempre que els assistents hagin autoritzat la recepció de comunicacions comercials per via electrònica per part de la resta d'assistents en la subscripció a la fira.

D'altra banda, pots comunicar-te amb una empresa o treballador d'una empresa si és per a mantenir una relació amb aquesta empresa, sempre que la comunicació electrònica no tingui naturalesa comercial.

La LSSI no considera comunicació comercial aquelles que únicament incloguin les dades d'accés directe a l'activitat d'una persona, empresa o organització, com ara el nom de domini o l'adreça de correu electrònic. D'aquesta manera, és el receptor qui tria per si mateix si vol accedir a la web o sol·licitar informació.

 

Al nostre stand d'una fira vam recollir dades de les persones que ens van visitar i ens van donar el seu consentiment per enviar-los informació del nostres productes o serveis. Puc fer-ho?

SÍ, ja que et van autoritzar a fer-ho. No obstant això, et recomanem que els enviïs la teva campanya d'email el més aviat possible perquè no oblidin haver-te donat el seu consentiment, que indiquis a l'email que a partir d'aquest moment rebran informació periòdica i que els proporcions un enllaç perquè puguin donar-se de baixa si així ho desitgen. A més, el consentiment ha de recollir-se per un mitjà que permeti demostrar la seva obtenció, per la qual cosa no s'aconsella recollir consentiments verbals.

 

Vull enviar un email als meus contactes de LinkedIn presentant-los la meva empresa, productes o serveis. Puc fer-ho?

SI, PERÒ… Hauries de tenir el seu consentiment previ. Des de Linkedin si que pots enviar informació comercial als teus contactes sense necessitat de sol·licitar consentiment, però si vols fer-ho utilitzant eines externes necessites la seva autorització. Des de la inbox de LinkedIn pots demanar-los que et confirmin el seu email i sol·licitar-los permís per enviar-los informació comercial o suggerir-los que es donin d'alta a la teva newsletter ells mateixos a través d'un formulari de subscripció.

 

A la meva botiga física facilito un formulari als meus clients perquè se subscriguin a la nostra newsletter i rebin les nostres promocions. Puc fer-ho?

SÍ. Atès que has recol·lectat aquestes dades comptant amb el consentiment de l'usuari, pots enviar-los emails. Envia'ls emails de manera periòdica per mantenir el teu vincle amb ells i així evitar que t'oblidin. No oblidis incloure a tots els teus formularis de subscripció la casella de selecció de consentiment i la informació de protecció de dades requerida. A més, has de guardar els formularis de registre per poder demostrar que t'han donat el seu permís si en algún moment fos necessari.

 

Tinc un munt de targetes de visita de clients potencials. Puc enviar-los-hi informació comercial?

NO. L'RGPD requereix de consentiment explícit. El lliurament de la targeta de visita no seria vàlid per demostrar el consentiment. Podem contactar-los per demanar-los autorització a través de les seves dades de contacte professionals (telèfon o e-mail).

 

Tinc una base de dades antiga a la qual no he enviat mai o fa molt de temps que no ho faig. Puc enviar-los emails?

SÍ, PERÒ… Si la teva llista d'emails és antiga, probablement els subscriptors hagin oblidat que algun dia van donar el seu consentiment per rebre les teves comunicacions comercials. Això pot provocar un alt nombre de baixes i queixes per spam. A més, moltes de les direccions de la llista poden no existir, de manera que l'enviament obtindrà una taxa de retorns elevada que afectarà la teva reputació com a remitent. Això no vol dir que no puguis enviar-los-hi la teva newsletter, però és recomanable que primer netegis la teva llista i que enviïs un correu electrònic de reconfirmació als teus subscriptors per estar segur que encara volen rebre les teves comunicacions. Abans de realitzar l'enviament, confirma qui va recollir les dades en el seu dia, com es van recollir, si es va complir amb el deure d'informació i si es disposa de la prova del consentiment inicial.

 

Tinc una botiga online i he decidit començar a fer enviaments d'email màrqueting als meus clients, però no van indicar que volguessin ser comunicats. Puc fer-ho?

SI, PERÒ... Si tens una relació comercial amb ells prèvia, teòricament pots remetre'ls comunicacions per email. No obstant, per tal d'obtenir millors resultats en els teus enviaments, és recomanable que activis l'opció de subscriure's al teu butlletí en els processos de confirmació de compra i registre i enviar només als clients que es subscriguin explícitament. Als clients no subscrits, si no els vas informar en el seu moment que les seves dades podien utilitzar-se amb aquesta finalitat, has d'avisar-los abans de remetre'ls comunicacions comercials. Pots remetre'ls un correu electrònic indicant que la teva política de privacitat ha canviat i que en unes setmanes els començaràs a enviar comunicats comercials periòdics, incloent l'enllaç corresponent perquè puguin donar-se de baixa si així ho desitgen.

 

He recopilat adreces de correu electrònic d'empreses que poden estar interessades en els meus serveis a través de fonts públiques i d'internet. Puc fer-ho?

NO. Malgrat el tractament de dades d'empreses no estigui subjecte a la normativa de protecció de dades personals, la LSSI no permet remetre comunicacions per correu electrònic sense que hagin estat prèviament autoritzades.

 

He canviat d'empresa i vull enviar informació als meus antics clients. La nova empresa és del mateix sector que l'anterior, per tant la informació que els enviaré és similar al que els hi he enviat anteriorment. Puc fer-ho?

NO, perquè aquestes dades pertanyen a l'anterior empresa i és amb ella amb la qual els clients van tenir una relació contractual prèvia.

 

Tinc un formulari de subscripció al meu web on recopilo adreces de correu de persones interessades a rebre la meva newsletter. Puc fer-ho?

SI, aquesta és la millor manera de fer créixer la teva base de dades, ja que els usuaris han donat el seu consentiment per rebre la teva newsletter. Et recomanem que utilitzis formularis doble opt-in per aconseguir contactes de qualitat.

 

Puc realitzar un primer contacte en fred via email per vendre productes o serveis sense consentiment? Es pot fer de manera automàtica / massiva amb una eina d'email o cal fer-la 1 a 1?

NO, perquè no tens el consentiment del destinatari per a l'enviament de comunicacions comercials per via electrònica tal com exigeix la LSSI. Pots contactar-hi telefònicament i demanar autorització. El fet que aquesta primera comunicació es realitzi de manera massiva utilitzant una eina d'email o enviant els emails 1 a 1 no té rellevància, l'important és tenir el consentiment.

Hi ha una única opció per a poder enviar un primer email sense necessitat de sol·licitar consentiment, encara que ens permet una comunicació molt límitada: enviar un email no comercial. Com hem comentat anteriorment, la LSSI no considera comunicació comercial aquelles que únicament incloguin les dades d'accés directe a l'activitat d'una persona, empresa o organització, com ara el nom de domini o l'adreça de correu electrònic. D'aquesta manera, és el receptor qui tria per si mateix si vol accedir a la web o sol·licitar informació.

No et perdis res del nostre blog i uneix-te al nostre Telegram https://t.me/acrelianews

---

Articles relacionats